지불 요청 편지 샘플

지불 요청서를 작성해야합니까? 고객에게 연락하여 기한이 지난 청구서 지불을 요청하는 것은 불쾌하지만 비즈니스를 소유하고 관리하는 사람들은 때때로해야 할 일입니다. 여기에 제공된 편지 템플릿을 사용하려면 아래 이미지를 클릭하십시오. 문서는 필요에 따라 편집, 저장 및 인쇄 할 수있는 PDF 파일로 열립니다. 이것을 사용하십시오Adobe 인쇄용 가이드이 문서를 사용하는 방법에 대한 도움이 필요한 경우.

잔액 지불 요청서

미결제 잔액 지불 요청서를 작성해야하는 경우이 템플릿을 사용하십시오.

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고객에게 보내는 선지급 요청서

고객이 선불이 필요한 제품 또는 서비스를 제공하기 위해 귀하와 계약 한 상황에서이 템플릿을 사용하십시오.

지불 해제 요청서

이 샘플 서신을 보류중인 지급의 해제를 요청하는 시작점으로 사용하십시오.조건부 날인 증서거래 완료 보류.

지불 요청 편지 작성 팁

상황에 맞게 템플릿의 정보를 조정해야하지만 적절한 어조를 사용하고 문서가 전문적인 형식인지 확인하는 것이 중요합니다.

적절한 톤 사용

지불을 요청하는 고객이나 고객에게 편지를 보낼 때 긍정적이고 전문적인 어조를 유지하면서 가능한 한 명확하게 귀하의 요점을 전달하는 것이 중요합니다. 클라이언트가 공격을 받았다고 느끼는 부정적인 첫 번째 또는 두 번째 요청을 보내지 마십시오. 어조가 너무 거칠면 고객은 귀하의 비즈니스와 관계를 계속하려고 노력할 필요가 없다고 느낄 수 있습니다. 그럴 경우 고객은 관계 유지에 관심이 없기 때문에 청구서를 지불하지 않기로 선택할 위험이 있습니다.

전문적인 서식 사용

우편이나 팩스로 지불 요청서를 보내는 경우 회사 레터 헤드와 표준 비즈니스 레터 형식을 사용하십시오. 회사의 통신 절차에 따라 다음을 통해 편지를 전송하는 것도 허용 될 수 있습니다.이메일. 그렇다면 첨부 파일이 아닌 이메일 메시지 본문에 문자를 포함하는 것이 좋습니다. 전자 메일 메시지 용 레터 헤드 템플릿을 만들 필요는 없지만 공식 회사 전자 메일 서명으로 통신을 종료해야합니다.

후속

연체 계정으로 지불 요청 편지를 보냈는데 30 일 이내에 수취인으로부터 답장을받지 못하면 후속 전화를 거는 것을 고려하십시오. 편지와 마찬가지로 긍정적 인 어조를 유지하는 것이 적절합니다. 청구서 지불 책임자와 직접 이야기하고 편지 수령을 확인하십시오. 책임자와 이야기 할 수있는 경우신용 카드 결제 처리전화 또는 온라인을 통해. 그렇지 않은 경우 언제 지급금을받을 수 있는지 물어보십시오. 날짜를 기록하고 후속 조치를 취하십시오.연체 편지.

수집을위한 추가 작업

합의 된대로 지불을받지 못한 경우 연체 계정 관리를위한 회사 절차의 다음 단계로 계정을 에스컬레이션해야합니다. 청구서가 장기간 미납 상태 인 경우 향후 수금 서신의 어조가 더 확고 해져야하며 필요한 경우 결국 수금 기관에 넘겨 져야합니다. 최종 수금 조치를 취해야하는 상황이 분명히 있지만, 연체금을 원만하게 해결하기 위해 가능한 모든 방법을 다 사용할 때까지 그렇게하는 것은 바람직하지 않습니다. 실제로 계정을 추심으로 보내거나 법적 조치를 취할 준비가 될 때까지, 계정 기한이 지난 사람이나 기업과의 지불 요청 서신에서 그러한 조치를 언급하지 마십시오.