비즈니스 레터 작성 방법

비즈니스 서신을 쓰는 것은 복잡하지 않습니다. 이러한 유형의 의사 소통은 한 가지 목적을 제공합니다. 즉, 정보를 독자에게 빠르게 전달하는 것입니다. 단단하고 매끄럽고 흐르는 문구를 읽고 이해할 수 있습니다. 다른 것은 당신이 만들고자하는 요점에서 혼란 스럽거나 지루하거나 산만해질 수 있습니다. 적절한 따라비즈니스 편지 형식이러한 유형의 서신을 준비 할 때주의를 기울이십시오.

시작

고품질 회사 레터 헤드에 편지를 인쇄하여 최고의 비즈니스 발판을 마련하십시오. 시작하기 전에 다음과 같이 상단에 날짜를 왼쪽 여백에 정렬 한 다음 한두 줄을 남겨두고 왼쪽 여백에 정렬 된 내부 주소를 입력합니다.

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월, 일, 1 년 (예 : 2010)

존 스미스
회사 이름
주소
시, 주, 우편 번호

제목

내부 주소 아래에 두 줄을 남겨두고 'Re':( 또는 'Subject :')를 입력합니다. (참고 : 'Re :'는 'regarding'을 의미합니다.) 편지의 제목에 대한 간결한 설명을 포함합니다. 예를 들면 :

Re : 지난주 프레젠테이션

인사말

제목과 인사말 사이에 두 줄을 남겨 둡니다. 특히 모르는 사람에게 편지를 쓰는 경우, 수다스러운 '안녕, 밥'인사말이 허용된다고 가정하지 마십시오. 비즈니스 서신을 작성할 때 적절한 주소 형식을 사용하십시오 (Mr. Wilson, Ms. White). 규칙의 예외는 수신자의 성별이 확실하지 않은 경우입니다. 가능하면 사무실로 신속하게 전화하면 도움이 될 수 있습니다. 그러나 이것이 가능하지 않다면 성별 언급을 제거하십시오. 모른다면 추측하지 마십시오. 성별이 확실하지 않은 경우 'Dear Bobby Smith'와 같이 그 사람의 전체 이름을 인사말로 사용하세요.

신체

편지의 본문을 작성할 때 아이디어를 명확하게 전달하는 간단하고 직접적인 문장을 사용하십시오. 이에 대한 예는 다음과 같습니다.

친애하는 Mr. Hatchet :

저는 7 월 3 일 Business Boxers Club 회의에서 논의한 온라인 연결 효율성 문제에 대한 해결책으로 WhamJet 커넥터 제품을 확인했습니다. 요청한대로 검토 할 사양 및 제품 정보가 동봉되어 있습니다.

구체적으로

독자가 여러분이 전달하는 내용을 명확하게 이해할 수 있도록 구체적인 세부 정보를 포함하십시오. 다음은 예입니다.

월말까지 온라인 연결 문제에 대한 결정을 내려야한다고 언급하셨습니다. 다음주 수요일 21 일 오후 1시에 만날 수 있을까요? WhamJet 응용 프로그램에 대해 더 자세히 이야기 할 수 있으며 귀하의 질문에 답할 수 있습니다. 월요일에 먼저 전화해서 확인하겠습니다.

직접적이고 성실하십시오

성실하지 않은 예의 나 비난의 변화로 가득 찬 비즈니스 서신을 읽는 것보다 더 큰 문제는 없습니다.

• 50 회 동창회를 위해 예약 취소로 인해 불편을 끼쳐 드려 죄송합니다.

• 우리는 당신의 마지막 주문에 대한 12 %의 추가 요금이 미래에 우리 회사에서 제품을 선택하는 것에 대해 당신을 잃지 않기를 바랍니다.

• 통제 할 수없는 상황으로 인해…

대신 개인화하십시오.

• 50 차 동창회 예약을 잃었다는 소식을 들었을 때 느꼈을 고통을 상상할 수 없습니다.

• 12 % 할증료가 높은 것 같습니다. 왜 이런 일이 발생했는지 설명하겠습니다. 이후 주문 취소가 필요하다고 생각하시면 이해하겠습니다.

• 죄송 합니다만 주문이 90 일 지연 될 수 있습니다. 허리케인 데니스는 플로리다에있는 창고의 하역장을 파괴했으며 최대한 빨리 수리하고 창고 내용물의 손상 여부를 확인하고 있습니다. 인내심을 가지십시오.

양식 편지를 피하십시오

양식 편지는 기껏해야 성실하지 않습니다. 대신, 비즈니스 편지를 쓸 때 독자가 컴퓨터에서 펌핑 된 단어가 아니라 사람이 접촉했다고 느끼도록하십시오.

적절한 톤 설정

차갑고 멀리 떨어져있는 것이 선호되는 비즈니스 대응 인 것 같습니다. 그것을 모방하지 마십시오. 당신이 사람과 대면하고 있다고 상상해보십시오. 같은 오프닝으로 대화를 시작 하시겠습니까? 독자의 입장에서 생각하십시오. '아니오'라고 말해야한다면 어떻게 말하고 싶습니까? 시간을내어 그 이유를 설명하되 너무 형식적이거나 캐주얼 한 방식으로 설명하지 마십시오. 이러한 접근 방식은 모두 모욕적입니다.

당신의 생각을 보호하고, 당신이 사람이 아무리 어리 석다고 생각하더라도, 당신의 우월함을 무시하거나 어떤 식 으로든 의사 소통하지 마십시오. 귀하의 의견이 편지에 새지 않도록주의하십시오. 또한 분노를 억제하십시오. 엉덩이에서 쏘면 결과가 비참 할 수 있습니다. 화를내는 주제에 대해 편지를 쓸 때는 편지를 보내기 전에 따로 보관하십시오. 더 나은 방법은 잠을 잘 수 있습니다. 분노는 시간이 지남에 따라 사라집니다. invective로 채워진 비즈니스 편지는 그렇지 않습니다.

편지 마무리

에편지를 닫다, 간단한 요약을 작성하고 조치 항목을 요약하고 수신자에게 다음에 기대할 사항을 알려줍니다. '감사합니다'와 같은 공식적인 마감을 사용한 다음 이름, 직함 및 회사를 입력하기 전에 서명을 위해 몇 줄을 남겨 둡니다. 예를 들면 :

진정으로,

Jeff Smith, 사장
WhamJet 커넥터

다음 형식을 사용하여 편지를 작성하십시오 : 인사말, 문제에 대한 인정, 필요 또는 요청, 귀하가 할 일 또는 독자가해야 할 일에 대한 행동 요청, 서명.

팁

비즈니스 서신을 작성할 때 다음 사항에 유의하십시오.

• 비즈니스 서신은 수다스러워하는 것을 허용하지 않으며 '대화 형'은 엉성한 면허가 아닙니다.
• 주소, 회사 이름, 사람 이름 및 철자와 같은 정보가 모두 올바른지 확인하십시오.
• 철자와 문법을 확인하십시오. 교정 과 편집하다 오류에 대해 신중하게 편지를 보내십시오.

효과적인 비즈니스 커뮤니케이션 도구

비즈니스 서신에는 여러 유형이 있습니다. 다음과 같은 몇 가지 구체적인 예문을 검토하는 것이 도움이 될 수 있습니다.샘플 판매 편지,비즈니스 사과 편지, 또는추천서. 적절한 형식을 따르고 글을 쓰기 전에 말한 내용을 신중하게 고려하여 세련된,전문 비즈니스 편지회사를 긍정적으로 보여줍니다.